แบบฝึกหัดก่อนเรียนบทที่ 11
จงทำเครื่องหมายวงกลมหน้าข้อที่ถูกต้องที่สุดเพียงข้อเดียว
1.ข้อใดเป็นคำสั่งที่ใช้ลดขนาดไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ก.Tools>Database Utilities>Compact Database
ข.Tools>Database Utilities>Convert Database
ค.Tools>Database Utilities>Make MDE File
ง.Tools>Database Utilities>Repair Database
2.คำสั่งแปลงเวอร์ชั่นของไฟล์ฐานข้อมูลคือคำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Compact Database
ข.Tools>Database Utilities>Convert Database
ค.Tools>Database Utilities>Repair Database
ง.Tools>Database Utilities>Make MDE File
3.คำสั่งในการซ่อมแซมไฟล์ฐานข้อมูลคือคำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Make MDE File
ข.Tools>Database Utilities>Repair Database
ค.Tools>Database Utilities>Convert Database
ง.Tools>Database Utilities>Compact Database
4.ไฟล์ข้อมูลชนิดใดบ้างที่ฐานข้อมูล Access สนับสนุนในการนำเข้า
ก.ไฟล์ของ Excel
ข.ไฟล์ฐานข้อมูล dBase
ค.เท็กซ์ไฟล์
ง.ถูกทุกข้อ
5.การส่งข้อมูลไปยังภายนอกใช้คำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Make MDE File
ข.Tools>Database Utilities>Convert Database
ค.File>Save As>Export
ง.ไม่มีข้อใดถูก
6.เมนูคำสั่ง Tools>Analyze> Documentor ใช้ในกรณีใดต่อไปนี้
ก. ต้องการแยกข้อมูลรวมข้อมูลที่ซ้ำเข้าด้วยกัน
ข.ต้องการเลือกออบเจ็กต์เพื่อสร้างเอกสารออกมา
ค.ต้องการตรวจสอบประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
ง.ต้องการแยกข้อมูลรวมข้อมูลที่ซ้ำเข้าด้วยกัน
7.ข้อใดเป็นโหมดการเปิดฐานข้อมูลใน Access
ก. Full
ข.Share
ค.Exclusive
ง.ถูกทั้งข้อ ค, ข
8.เมนูคำสั่ง Tools>Analyze>Performance นั้นใช้เพื่อข้อใด
ก.ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของตาราง
ข.แยกข้อมูลต่างๆ ออกเป็นหลายๆ ตาราง
ค.ตรวจสอบประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
ง.ถูกทุกข้อ
9.คำสั่งในการแยกตารางใช้คำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Convert Database
ข.Tools>Security>Set Database Password
ค.Tools>Analyze>table
ง.Tools>Analyze>Performance
10.คำสั่ง Tools>Security>Set Database Password ใช้ในกรณีใด
ก.แยกข้อมูลต่างๆ ออกเป็นหลายๆ ตาราง
ตรวจสอบประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
ข.ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของตาราง
ค.กำหนดรหัสผ่านให้กับตาราง
เฉลย
2 ข. 7 ง.
3 ค. 8 ง.
4 ง. 9 ค.
บทที่ 11 การใช้เครื่องมือต่างๆใน Access
ใน Access นั้นมีเครื่องมือต่างๆที่น่าสนใจมากมาย ที่ช่วยในการทำงานด้านต่างๆ ซึ่งมีดังต่อไปนี้
- เครื่องมือเกี่ยวกับไฟล์ฐานข้อมูลที่ช่วยในการทำงาน เช่น การลดขนาดไฟล์ฐานข้อมูล การซ่อมแซมไฟล์ฐานข้อมูลเมื่อไฟล์ฐานข้อมูลมีการชำรุด
- เครื่องมือที่ใช้เชื่อมและนำเข้าฐานข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ
- เครื่องมือในการกำหนดความปลอดภัยให้กับฐานข้อมูล เพื่อช่วยป้องกันไม่ให้ผู้ที่ไม่ได้รับอนุญาตมาใช้งานฐานข้อมูลเราได้
- เครื่องมือในการวิเคราะห์ประสิทธิภาพของส่วนประกอบต่างๆของฐานข้อมูลที่เราสร้างขึ้นมาว่าจะสามารถปรับปรุงในจุดใดได้บ้าง เพื่อช่วยให้ประสิทธิภาพการทำงานดีขึ้น
- เครื่องมือในการสร้างเอกสารรายละเอียดเกี่ยวกับส่วนประกอบต่างๆของฐานข้อมูล
การใช้งานเครื่องมือต่างๆ เกี่ยวกับไฟล์ฐานข้อมูล
ในการทำงานกับไฟล์ฐานข้อมูลไปนานๆ เราอาจจะมีการลบสิ่งต่างๆออกไป ทำให้เกิดพื้นที่ในไฟล์ฐานข้อมูลส่วนที่ไม่ได้ใช้งาน ซึ่งจะเปลืองเนื้อที่ในการเก็บไฟล์ฐานข้อมูลบนดิสก์ไป และในการใช้งานไฟล์ฐานข้อมูลแล้วเกิดเหตุการณ์ เช่น ไฟดับในขณะกำลังทำงานกับข้อมูลอยู่ แล้วทำให้ไฟล์ฐานข้อมูลมีความเสียหายเกิดขึ้น เป็นต้น ใน Access มีเครื่องมือต่างๆต่อไปนี้ที่จะช่วยเราแก้ปัญหาในเรื่องต่างๆ ได้เป็นอย่างดี นอกจากนี้ยังมีเครื่องมือในการแปลงไฟล์ของ Access เวอร์ชั่นเก่าไปเป็นไฟล์ Access ได้อีกด้วย
การลดขนาด และซ่อมแซมไฟล์ฐานข้อมูล (Compact and Repair Database)
เราสามารถกำหนดขนาดของไฟล์ฐานข้อมูล โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้ปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่ปิดอยู่ทั้งหมดก่อน เสร็จแล้ว Tools> Database>Utilites> Compact and Repair Database(เครื่องมือ>อรรถประโยชน์ของฐานข้อมูล>กระชับและซ่อมแซมฐานข้อมูล)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Database to Compact Form ที่ให้เราเลือกไฟล์ฐานข้อมูลที่จะถูกลดขนาดเมื่อ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Compact
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Compact Database Into ที่ให้เราตั้งชื่อไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ที่จะเก็บขอมูลที่ได้ลดขนาดแล้ว เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Save ซึ่งเราสามารถเก็บๆในไฟล์เดิมได้
การแปลงไฟล์ฐานข้อมูลเวอร์ชั่นก่อนเป็นของ Access 2003 Convert Database
เนื่องจากไฟล์ฐานข้อมูลในเวอร์ชั่นก่อน เช่น Access 95,97,และ 2000 เป็นต้น ไม่สามารถใช้งานได้อย่างสมบูรณ์ใน Access 2003 ดังนั้น ถ้าเราต้องการให้สามารถทำงานได้อย่างสมบูรณ์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้เปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ทั้งหมดก่อน เสร็จแล้ว Click mouse ที่เมนู Tools> Database>Utilites>Convert Database>To Access 2002-2003 File Format (เครื่องมือ>อรรถประโยชน์ของฐานข้อมูล>แปลงฐานข้อมูล>ไปเป็นรูปแบบแฟ้ม Access 2002-2003)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Database to Convert Form ให้เราเลือกไฟล์ฐานข้อมูลที่จะถูกเปลี่ยน เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Convert
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Convert Database Into ให้เราเลือกไฟล์ฐานข้อมูลใหม่ที่จะเก็บข้อมูลเมื่อเปลี่ยนเสร็จแล้ว เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Save
การเชื่อม และนำเข้าข้อมูลในรูปแบบอื่น
ในหัวข้อนี้ เราจะกล่าวถึงคุณสมบัติที่สำคัญของ Access ที่ได้ชื่อว่าเป็นโปรแกรมที่มีความสามารถในการทำงานกับฐานข้อมูลอื่นได้อีกมากมาย เช่น dBase, Paradox, FoxBase หรือ FoxPor เป็นต้น เราสามารถนำข้อมูลจากไฟล์ในรูปแบบอื่นๆ ที่ยกตัวอย่างมาทำงานใน Access รวมทั้งยังสามารถนำข้อมูลไฟล์ Microsoft Excel และแท็กไฟล์ที่นิยมใช้เก็บข้อมูลกันมาใช้งานด้วย การนำข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ มาใช้ใน Access นั้นมีอยู่ 2 วิธีคือ
· การเชื่อม (Link Database ) จะเป็นการนำข้อมูลในรูปแบบอื่น แต่ยังคงรูปแบบของข้อมูลเดิมไว้ไม่เปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของตัวเอง ทำให้ยังสามารถใช้กับโปรแกรมเดิมที่สร้างมันขึ้นมาได้
· การนำเข้า(Import Database) จะเป็นการนำข้อมูลในรูปแบบอื่นๆ เข้ามาเป็นรูปแบบของตัวเองเลยซึ่งจะทำงานกับข้อมูลนั้นได้รวดเร็วกว่าการเชื่อมไฟล์เข้ามา
การเชื่อมตารางจากฐานข้อมูลอื่นๆ Link Database
ในการเชื่อมตารางจากฐานข้อมูลอื่นๆจะเป็นการนำตารางจากฐานข้อมูลอื่นมา ใช้งานใน Access การเชื่อมนี้ทำให้เราสามารถทำงานกับฐานข้อมูลอื่นๆได้เหมือนกับตารางเหล่านี้เป็นของ Access แต่ยังคงรูปแบบของไฟล์เดิมไว้ไม่เปลี่ยนมาเป็นรูปแบบของ Access ทำให้เรายังสามารถใช้งานกับโปรแกรมเดิมที่สร้างมันขึ้นมาได้
การเชื่อมตารางจากฐานข้อมูลอื่น ทำได้ตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้ Click mouse เมนู File>Get External Data>Link Tables(แฟ้มข้อมูล>รับข้อมูลภายนอก>เชื่อมโยงตาราง)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Link ให้เลือกชื่อไฟล์ฐานข้อมูลที่จะเชื่อมเข้ามายังฐานข้อมูลของเรา เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Link
3. จะปรากฏชื่อตารางให้เราเลือกว่าจะเชื่อมตารางใดข้าไป เสร็จแล้วให้เรา Click mouse ปุ่ม Ok และ จะปรากฏตารางที่เราเชื่อมเข้ามาใหม่ในหน้าต่าง Database
การนำเข้าข้อมูลรูปแบบอื่น ๆ (Import Database)
การนำเข้าข้อมูลในรูปแบบอื่น เข้ามาในตารางของ Access นี้เป็นความสามารถที่ช่วยลดเวลาในการเพิ่มข้อมูลเข้าไปในตารางของ Access เราสามารถนำข้อมูลในรูปแบบต่างๆ เช่น เท็กซ์ไฟล์ ,ไฟล์ของ Excel ไฟล์ dBase เป็นต้น โดยแปลงมาเป็นไฟล์ที่จัดเก็บในรูปแบบเดียวกับที่ Access ใช้เลย
การนำเข้าข้อมูลจากเท็กซ์ไฟล์
1. แบบ Delimited จะเป็นเท็กซ์ไฟล์แบบมีอักขระ 1 ตัว ใช้คั่นระหว่างข้อมูลแต่ละฟิลด์
2. แบบ Fixed-Width จะเป็นเท็กซ์ไฟล์แบบแต่ละฟิลด์มีขนาดคงที่ ถ้าไม่เต็มจะเป็นช่องว่างไว้ รูปแบบเท็กซ์ทั้งสอง แสดงได้ดังรูป
การนำเข้าเท็กซ์ไฟล์ ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้ Click mouse เมนู File>Get External Data>Import(แฟ้มข้อมูล>รับข้อมูลภายนอก>นำเข้า)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Import ให้เลือกชนิดของไฟล์เป็น Text File (*.txt, *csv, .*tab, .*asc) และให้เลือกชื่อไฟล์ข้อมูลที่จะนำเข้ามายังฐานข้อมูลของเรา เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Import
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Import Text Wizard ให้เลือกรูปแบบเท็กซ์ไฟล์ของเราว่าเป็นแบบ Delimited หรือ Fixed-Width ให้เราเลือกรูปแบบที่เหมาะสมกับเท็กซ์ไฟล์ของเราเอง เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. ถ้าเลือก Delimited จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้เลือกตัวอักขระที่คั่นไว้ระหว่างแต่ละฟิลด์ เลือกว่าแถวแรกในเท็กซ์ไฟล์เก็บชื่อฟิลด์ไว้หรือไม่ แต่ละฟิลด์ที่เป็นข้อความจะมีเครื่องหมาย ‘หรือ”ปิดหัวท้ายหรือไม่ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. ถ้าเลือก Fixed-Width จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้ Drag mouse ลากเส้นกำหนดขนาดของแต่ละฟิลด์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. ต่อจากนั้น จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้เลือกว่า จะนำเข้าข้อมูลมาใส่ในตารางที่มีอยู่แล้วหรือตารางใหม่ เมื่อเลือกเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
7. ต่อจากนั้นถ้าเลือกนำเข้าข้อมูลมาใส่ในตารางที่สร้างใหม่ เราจะต้องกำหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ และกำหนด Primary Key ของตาราง ที่จะนำข้อมูลเข้าด้วย เมือเลือกเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
8. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้ตั้งชื่อตาราง เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish จะเริ่มการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ เมื่อเสร็จแล้วจะปรากฏไดอะล็อกซ์แสดงข้อความบอกว่า นำเข้าข้อมูลเสร็จสมบูรณ์แล้ว
การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Spreadsheet
ในบางครั้ง เราอาจต้องการเปลี่ยนข้อมูลของเราไปอยู่ในรูปแบบไฟล์ Spreadsheet ของ MS Excel เนื่องจากผู้ป้อนข้อมูลนั้นใช้โปรแกรม Access ไม่เป็น แต่ใช้โปรแกรม MS Excel ได้เป็นอย่างดี เราสามารถนำข้อมูลที่ป้อนใน MS Excel เข้ามาใน Access ได้ โดยการนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Spreadsheet ของ MS Excel ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้ Click mouse เมนู File>Get External Data>Import(แฟ้มข้อมูล>รับข้อมูลภายนอก>นำเข้า)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Import ให้เลือกชนิดของไฟล์เป็น Microsoft Excel (.*xls) และให้เลือกชื่อไฟล์ข้อมูลที่จะนำเข้ามายังฐานข้อมูลของเรา เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Import
3. ให้เราเลือกว่า จะให้นำเข้าข้อมูลจากเวิร์กชีตใดในไฟล์ที่เลือก เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Import Spreadsheet Wizard ให้เราเลือกว่า แถวแรกในไฟล์ Spreadsheet จะเป็นชื่อฟิลด์หรือไม่ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้เลือกว่า จะนำเข้าข้อมูลมาใส่ในตารางที่มีอยู่แล้วหรือตารางใหม่ เมื่อเลือกเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. ถ้าเลือกนำเข้าข้อมูลมาใส่ในตารางที่สร้างใหม่ เราจะต้องกำหนดคุณสมบัติของแต่ละฟิลด์ และกำหนด Primary Key ขึ้นมา เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
7. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้ใส่ชื่อตาราง เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
การส่งออกข้อมูลในรูปแบบอื่น (Export)
ใน Access นั้นสามารถส่งออกข้อมูลในฐานข้อมูลของตังเองไปเป็นฐานข้อมูลในรูปแบบอื่น ได้ ไม่ว่า จะเป็นฐานข้อมูล dBase เท็กซ์ไฟล์ หรือไฟล์ MS Excel และยังมีไฟล์อื่นๆอีกมากมาย
การส่งออกข้อมูลไปเป็นเท็กซ์ไฟล์
ใน Access นั้นสามารถส่งออกข้อมูลเท็กซ์ไฟล์ได้ 2 แบบคือ แบบ Delimited และ Fixed-Width ที่เราได้อธิบายรูปแบบของไฟล์มาแล้ว การส่งออกข้อมูลเท็กซ์ไฟล์ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้ Click mouse เมนู File>Get External Data>Export(แฟ้มข้อมูล>รับข้อมูลภายนอก>ส่งออก)
2. ถ้าเราเลือกส่งข้อมูลออกไปยังไฟล์ภายนอก จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Save Table<ชื่อตาราง> As ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ที่เราต้องการส่งออกเป็น Text File (*.txt, *csv, .*tab, .*asc) และใส่ชื่อไฟล์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Emport
3. จะปรากฏไดอะล็อก Emport Text Wizardให้เลือกรูปแบบเท็กซ์ไฟล์ที่เราต้องการส่งออกว่าเป็นแบบ Delimited และ Fixed-Width เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. ถ้าเลือก Delimited จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้เลือกตัวอักขระที่คั่นไว้ระหว่างแต่ละฟิลด์ เลือกว่าแถวแรกในเท็กซ์ไฟล์เก็บชื่อฟิลด์ไว้หรือไม่ แต่ละฟิลด์ที่เป็นข้อความจะมีเครื่องหมาย ‘หรือ”ปิดหัวท้ายหรือไม่ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. ถ้าเลือก Fixed-Width จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้เส้นกำหนดขนาดของแต่ละฟิลด์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ให้ใส่ชื่อไฟล์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
7. เมื่อส่งข้อมูลออกเสร็จแล้ว Access จะแสดงไดอะล็อกซ์ว่า เสร็จสมบูรณ์แล้ว ผลลัพธ์จะมีเท็กซ์ไฟล์ตามชนิดที่เราเลือกไว้
การนำเข้าข้อมูลจากไฟล์ Spreadsheet ของ MS Excel
เนื่องจากในบางครั้งเราต้องการให้ผู้ใช้ป้อนข้อมูลให้ แต่ว่าเขาไม่สามารถโปรแกรม Access ไม่เป็น แต่ใช้โปรแกรม MS Excel ได้เป็นอย่างดี เราสามารถแปลงข้อมูลในตารางของ Access ไปเป็นข้อมูลในไฟล์ Spreadsheet ได้โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เลือกตารางที่จะส่งออก เสร็จแล้ว Click mouse เลือกเมนู File >Export(แฟ้ม>ส่งออก)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Excel Table<ชื่อตาราง> ให้เลือกรูปแบบของไฟล์ที่เราต้องการส่งออกเป็น Microsoft Excel (.*xls) และใส่ชื่อไฟล์ที่จะเก็บข้อมูลที่ส่งออก เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Emport
3. แสดงผลลัพธ์ของไฟล์ Spreadsheet ที่ได้จากการส่งออก
การกำหนดความปลอดภัยให้กับบานข้อมูล (Security)
ในการทำงานกับฐานข้อมูล เพื่อป้องกันไม่ให้ผู้อื่นที่ไม่เกี่ยวข้องมาใช้ฐานข้อมูลของเราได้ เราจำเป็นต้องกำหนดมาตรการรักษาความปลอดภัยให้กับฐานข้อมูล ซึ่งใน Access นั้น เราสามารถกำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์ฐานข้อมูลได้ เพื่อช่วยไม่ให้ผู้ที่ไม่เกี่ยวข้องสามารถดูข้อมูลได้ ซึ่งเป็นเรื่องที่สำคัญมาก หากมีการเชื่อมต่อระบบคอมพิวเตอร์เข้าด้วยกันเป็นเครือข่าย เพราะการทำเช่นนี้ จะเปิดให้ผู้อื่นสามารถใช้ไฟล์ข้อมูลรวมกันได้อย่างง่ายดาย
การกำหนดรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูล
การกำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์ฐานข้อมูล โดยรหัสผ่านที่กำหนดนี้จะต้องใส่เมื่อเราเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่กำหนดนี้ในครั้งต่อไป ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้เปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่จะกำหนดรหัสผ่าน เสร็จแล้ว Click mouse เมนู Tools>Security>Set Database Password
(เครื่องมือ>ความปลอดภัย>ตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Set Database Password ให้เราใส่รหัสผ่านฐานข้อมูล และยืนยันรหัสผ่านด้วย เมื่อกำหนดเสร็จ Click mouse ปุ่ม OK
3. ผลลัพธ์ของการกำหนดรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูล เมื่อเราเปิดไฟล์ฐานข้อมูลขึ้นมาใหม่ เราจะต้องใส่รหัสผ่านเพื่อเข้าไปใช้งานฐานข้อมูลได้
การยกเลิกรหัสผ่านของฐานข้อมูล
เมื่อเรากำหนดรหัสผ่านให้กับไฟล์ฐานข้อมูลแล้ว เราสามารถยกเลิกรหัสผ่าน ตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้ปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่เปิดอยู่ทั้งหมดก่อน เสร็จแล้ว Click mouse เมนู Tools>Security>Unset Database Password (เครื่องมือ>ความปลอดภัย>ไม่ตั้งรหัสผ่านฐานข้อมูล)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ UnSet Database Password ให้เราใส่รหัสผ่านฐานข้อมูลลงไป เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม OK จะยกเลิกรหัสผ่านฐานข้อมูลให้ไม่มีรหัสผ่าน
การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับฐานข้อมูล
การเพิ่มประสิทธิภาพให้กับแอพพริเคชั่นฐานข้อมูลของเรา เพื่อให้ทำงานได้เร็วขึ้น ใน Access มือเครื่องมือที่ช่วยในการวิเคราะห์สิ่งต่างๆเหล่านี้ โดยมีเครื่องมือในการวิเคราะห์ฐานข้อมูลที่เรียกว่า Performance Analyzer ที่ใช้ในการปรับปรุง ประสิทธิภาพของฐานข้อมูล และเครื่องมือในการวิเคราะห์การออกแบบตารางในฐานข้อมูล ที่เรียกว่า Table Analyzer ใช้ตรวจสอบว่า มีฟิลด์ใดบ้างที่เก็บข้อมูลซ้ำกัน และสามารถแยกข้อมูลต่างๆเหล่านั้นออกมาเป็นหลายตารางที่มีความสัมพันธ์กันได้
การใช้งาน Performance Analyzer
การใช้งาน Performance Analyzer จะช่วยในการตรวจสอบประสิทธิภาพของออบเจ็กต์ต่างๆ ในฐานข้อมูลว่ามีออบเจ็กต์ใดบ้างที่ควรจะปรับปรุงและเสนอแนะแนวทางต่างๆ ให้ สำหรับการใช้ Performance Analyzer ให้เราทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. เปิดฐานข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ เสร็จ Click mouse ที่เมนู Tools>Analyzer> Performance (เครื่องมือ>วิเคราะห์>ประสิทธิภาพ)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Performance Analyzer ให้เราเลือกออบเจ็กต์ที่ต้องการวิเคราะห์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม OK เพื่อเริ่มต้นการวิเคราะห์ออบเจ็กต์ที่เลือก
3. เมื่อวิเคราะห์เสร็จแล้ว จะแสดงผลลัพธ์การวิเคราะห์ออบเจ็กต์ที่เลือกไว้ว่า ควรปรับปรุงในจุดไหนบ้างเราสามารถเลือกแต่ละข้อเพื่อดูรายละเอียดได้ และถ้าต้องการปรับปรุงหัวข้อใด ให้เลือกหัวข้อนั้น แล้ว Click mouse ปุ่ม Optimize
4. เมื่อปรับปรุงเสร็จแล้ว ให้เรา Click mouse ปุ่ม Close
การใช้งาน Table Analyzer
ใน Access มีเครื่องมือที่ช่วยในการตรวจสอบว่าข้อมูลในตารางยังมีการซ้ำซ่อนอยู่หรืไม่ แล้วจะได้ทำการแยกตารางให้เรา หรือจะให้เราแยกตารางเองก็ได้
การใช้งาน Table Analyzer ให้เราทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. เปิดฐานข้อมูลที่ต้องการวิเคราะห์ เสร็จ Click mouse ที่เมนู Tools>Analyzer>Table (เครื่องมือ>วิเคราะห์>ตาราง)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Table Analyzer Wizard แสดงข้อความอธิบายเกี่ยวกับ Table Analyzer ให้เรา Click mouse ปุ่ม Next ติดกัน 2 ไดอะล็อกซ์
3. มาที่ไดอะล็อกซ์ที่ 3 ให้เราเลือกตารางที่ต้องการวิเคราะห์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไปให้เลือกว่าจะใช้วิซาร์ดวิเคราะห์ หรือให้เราทำเอง เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. ถ้าเราเลือกวิวาร์ดวิเคราะห์ แล้ววิวาร์ดจะสร้างตารางใหม่ 2 ตารางขึ้นมา แล้วให้เราตรวจสอบว่าฟิลด์ในแต่ละตารางถูกต้องหรือไม่ ถ้าไม่ถูกต้องเราสามารถ Drag mouse ลากฟิลด์ที่ผิดสับเปลี่ยนกันได้ และให้เราตั้งชื่อของตารางทั้งสองด้วย เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไปให้เลือกฟิลด์ที่จะเป็น Primary Key สำหรับตารางทั้งสอง เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
7. แต่ถ้าเลือกทำเอง เราสามารถ Drag mouse ลากฟิลด์ที่ต้องการให้อยู่ในตารางใหม่ แล้วตองกำหนด Primary Key และมีปุ่มต่างๆต่อไปนี้
8. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไปให้เลือกว่า จะสร้างคิวรีที่มีชื่อเหมือนกับตารางเดิมก่อนแตกต่างหรือไม่เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดที่เกิดจากการที่ฟอร์มรายงานเรียกใช้โดยไม่มีชื่อ ตารางนั้น เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
การสร้างเอกสารที่เกี่ยวข้องกับฐานข้อมูล
ใน Access มีเครื่องมือที่ช่วยในการทำเอกสารข้อมูลสรุปรายละเอียดเกี่ยวกับฐานข้อมูลที่เราสร้างขึ้นมา ซึ่งเราสามารถนำใช้เป็นข้อมูลในการตรวจสอบ และทบทวนความถูกต้องในการออกแบบได้ โดยเอกสารที่สร้างขึ้นมาสามารถพิมพ์ออหมาหรือเก็บเป็นไฟล์ได้ การสร้างเอกสารให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้เราเปิดไฟล์ฐานข้อมูลที่ต้องการทำเอกสาร แล้ว Click mouse เมนู Tools>Analyzer>Documenter (เครื่องมือ>วิเคราะห์>ตัวทำเอกสาร)
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Document ให้เราเลือกออบเจ็กต์ที่ต้องการสร้างเอกสาร ถ้าต้องกรกำหนดรายละเอียดเพิ่มเติมของเอกสาร ให้เรา Click mouse ปุ่ม Option เมื่อเลือกเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม OK
3. Access จะทำการสร้างเอกสารขึ้นมา แล้วแสดงเอกสารในมุมมองก่อนพิมพ์
สรุปท้ายบทที่ 11
โดยสรุปแล้ว Access มีเครื่องมือด้านต่างๆที่ช่วยในการใช้งานระบบฐานข้อมูลให้มีประสิทธิภาพ ได้แก่ เครื่องมือด้านไฟล์ฐานข้อมูลที่ช่วยการลดและซ่อมแซมไฟล์ฐานข้อมูลที่ช่วยรักษาไฟล์ฐานข้อมูลให้อยู่ในสภาพสมบูรณ์ เครื่องมือด้านการเชื่อมและการนำเข้าข้อมูลที่ทำให้เราสามารถนำข้อมูลที่สร้างจากโปรแกรมอื่นมาใช้งานในฐานข้อมูลได้ทันที เครื่องมือด้านการส่งออกข้อมูลในรูปแบบอื่นที่ช่วยส่งข้อมูลออกสำหรับนำไปใช้งานกับโปรแกรมอื่น เครื่องมือด้านการกำหนดความปลอดภัยให้กับฐานข้อมูลที่ทำให้เรากำหนดรหัสผ่านให้กับฐานข้อมูล เครื่องมือด้านการเพิ่มประสิทธิภาพฐานข้อมูลที่ช่วยเราในการวิเคราะห์ตัวฐานข้อมูล ทำให้เราทราบแนวทางในการปรับปรุงแก้ไขตัวฐานข้อมูล และเครื่องมือด้านการสร้างเอกสารที่ทำให้เราสามารถพิมพ์รายละเอียดต่างๆของฐานข้อมูลเพื่อนำมาใช้อ้างอิงหรือทบทวนการออกแบบได้ เป็นต้น
แบบฝึกหัดหลังเรียนบทที่ 11
1.เราสามารถลดขนาดของไฟล์บานข้อมูลใน Access ได้โดยใช้คำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Convert Database
ข.Tools>Database Utilities>Compact Database
ค.Tools>Database Utilities>Repair Database
ง.Tools>Database Utilities>Make MDE File
2.คำสั่ง Convert Databaseในเมนู Tools> Database Utilities นั้นใช้เพื่อวัตถุประสงค์ใด
ก.แปลงเวอร์ชั่นของไฟล์ฐานข้อมูล
ข.ลดขนาดของฐานข้อมูล
ค.นำเข้าไฟล์ฐานข้อมูลจากที่อื่น
ง.ซ่อมไฟล์ฐานข้อมูล
3.หากเราต้องการซ่อมแซมไฟล์ฐานข้อมูลที่ใช้ใน Access สามารถทำได้โยคำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Convert Database
ข.Tools>Database Utilities>Compact Database
ค.Tools>Database Utilities>Repair Database
ง.Tools>Database Utilities>Make MDE File
4.เมื่อต้องการนำไฟล์ชนิดอื่นๆมายัง Access แต่ไม่ต้องการแปลงชนิดฐานข้อมูลนั้น ควรใช้คำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Convert Database
ข.Tools>Database Utilities>Compact Database
ค.File>Get External Data>Import
ง.File>Get External Data>Link Table
5.ไฟล์ข้อมูลชนิดใดบ้างที่ฐานข้อมูล Access สนับสนุนในการนำเข้า
ก.เท็กซ์ไฟล์
ข.ไฟล์ของ Excel
ค.ไฟล์ฐานข้อมูล dBase
ง.ถูกทุกข้อ
6.การส่งข้อมูลออกไปยังไฟล์ภายนอก เราสามารถทำได้โดยคำสั่งใด
ก.Tools>Database Utilities>Make MDE File
ข.Tools>Database Utilities>Compact Database
ค.File>Save As> Export
ง.File>Save As HTML
7.เมนูคำสั่ง Tools>Analyze>Performance นั้นใช้เพื่อข้อใด
ก.ตรวจสอบความซ้ำซ้อนของตาราง
ข.แยกข้อมูลต่างๆ ออกเป็นหลายๆ ตาราง
ค.ตรวจสอบประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
ง.ถูกทุกข้อ
8.ข้อใดไม่ใช่โหมดการเปิดฐานข้อมูลใน Access
ก.Full
ข.Share
ค.Exclusive
ง.ทุกข้อเป็นโหมดการเปิดฐานข้อมูล
9.ข้อใดต่อไปนี้สัมพันธ์กัน
ก.Analyze Table
ข.Analyze
10.เมนูคำสั่ง Tools>Analyze> Documentor ใช้ในกรณีใดต่อไปนี้
ก.ต้องการตรวจสอบความซ้ำซ้อนของตาราง
ข.ต้องการตรวจสอบประสิทธิภาพของฐานข้อมูล
ค.ต้องการแยกข้อมูลรวมข้อมูลที่ซ้ำเข้าด้วยกัน
ง.ต้องการเลือกออบเจ็กต์เพื่อสร้างเอกสารออกมา
เฉลย
1 ข. 6 ค.
4 ง. 9 ง.
5 ง. 10 ง.
5 ค. 10 ง.
