แบบฝึกหัดก่อนเรียนบทที่ 10
จงทำเครื่องหมายวงกลม หน้าข้อที่ถูกต้องที่สุดเพียงข้อเดียว
1.การสร้างรายงานในฐานข้อมูล Access สามารถทำได้กี่วิธี
ก.3วิธี
ข.4 วิธี
ค.2 วิธี
ง. 5 วิธี
2.ข้อใดคือส่วนประกอบของรายงาน
ก.Report Header
ข. Report Detail
ค. Report Footer
ง. ถูกทุกข้อ
3.ข้อใดกล่าวถูกต้อง เรื่องความแตกต่างระหว่างรายงานกับฟอร์ม
ก.รายงานใช้สำหับแสดงข้อมูลทางสิ่งพิมพ์
ข.ฟอร์มใช้สำหรับแสดงข้อมูลทางหน้าจอ
ค.เราสามารถกำหนดขนาดของรายงานได้จาก Printer Setup ด้วย
ง.ถูกทุกข้อ
4.ข้อใดเป็นรูปแบบรายงานที่สร้างขึ้นจากวิซาร์ดใน Access
ก.Tabular
ข. Group/Total reports
ค. Label
ง.ถูกทุกข้อ
5.ข้อใดไม่ใช่ส่วนประกอบในมุมมอง Report Design
ก.Ruler
ข.Formatting Toolbar
ค.Tabular
ง.Field List
6.การนำรายงานไปใช้งานในบานข้อมูลการสั่งซื้อ เราสามารถนำไปใช้งานอย่างไรได้บ้าง
ก.การสร้างฉลากติดซองจดหมาย
ข.การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
ค.การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า
ง.ถูกทุกข้อ
7.ลักษณะของรายงานแบบ Group/Total คือข้อใดบ้าง
ก.การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากบนลงล่าง
ข.เป็นรายงานที่ใช้ในการแสดงข้อมูลบางอย่างที่มีการจัดกลุ่มข้อมูล
ค.การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากซ้ายไปขวา
ง.เป็นรายงานแบบเป็นป้ายแสดงฟิลด์คล้ายกับแต่ละเซลในตาราง
8.หากเราต้องการสร้างรายงาน ที่ต้องการนำเสนอในรูปแบบของแผนภูมิแท่ง เราต้องสร้างด้วยวิธีใด
ก.Chart Wizard
ข. Label Wizard
ค.Auto Report
ง.Report Design
9.การสร้างรายงานด้วยเลเบลสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไรบ้าง
ก.ติดป้ายประกาศ
ข.ติดป้ายโฆษณา
ค.ติดซองจดหมายลูกค้า
ง.ติดกล่องไปรษณีย์
10.ฟอร์มรูปแบบ Label ที่สร้างขึ้นจากวิซาร์ดใน Access มีลักษณะเช่นใด
ก.การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากซ้ายไปขวา
ข.เป็นรายงานแบบเป็นป้ายแสดงฟิลด์คล้ายกับแต่ละเซลในตาราง
ค.การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากบนลงล่าง
ง.เป็นรายงานที่ใช้ในการแสดงข้อมูลบางอย่างที่มีการจัดกลุ่มข้อมูล
เฉลย
1 ค. 6 ง.
2 ง. 7 ข.
3 ง. 8 ค.
4 ง. 9 ค.
5 ค. 10 ข.
บทที่ 10 การสร้างรายงาน
ในบทนี้ เราจะมาศึกษาการนำข้อมูลในฐานข้อมูลมาสร้างรายงานที่สามารถออกเอกสารสิงพิมพ์ได้ เพื่อนำไปใช้ในงานด้านต่างๆ เช่นการออกใบสั่งสินค้า ฉลากติดซองจดหมายส่งไปยังลูกคาแต่ละราย เป็นต้น การสร้างรายงานนั้นจะมีวิธีการสร้างคล้ายกันกับฟอร์ดันั้นจึงสามารถถนำความรู้เกี่ยวกับการสร้างฟอร์มมาใช้ในการสร้างรายานได้
ความรู้เกี่ยวกับรายงาน (Report)
รายงาน จะใช้แสดงผลข้อมูลสรุปจากฐานข้อมูลออกมาทางสิ่งพิมพ์ ที่เราสามารถนำไปใช้งานต่อไปได้ ตัวอย่างของการนำรายงานไปใช้งานในฐานข้อมูลการสั่งซื้อของเรา เช่น
· การออกใบสั่งซื้อให้กลับลูกค้าในการสั่งซื้อแต่ละครั้ง
· การสร้างฉลากติดซองจดหมาย เพื่อส่งข้อมูลต่างๆไปให้ลูกค้า
· การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
นอกจากนี้ เพื่อเพิ่มความสวยงามให้กับรายงาน เรายังสามารถใส่ออบเจ็กต์ต่างๆ ลงไปยังรายงานของเราได้ เช่น รูปภาพ เสียง เป็นต้น และรายงานที่เราสร้างขึ้นยังสามารถนำไปใช้ในอินเทอร์เน็ต และอินทราเน็ตได้เช่นเดียวกับฟอร์ม
ประโยชน์ของรายงาน
รายงานมีประโยชน์มากมาย ดังต่อไปนี้
· รายงานสามารถนำไปใช้ในงานต่างๆ โดยรายงานสามารถจัดกลุ่มของเรคอร์ด หาผลรวมของเรคอร์ดในกลุ่ม รวมทั้งสามารถสร้างกลุ่มย่อยขึ้นมาใหม่ได้รายงานสามารถใช้สร้างเอกสารต่างๆ ได้เป็นอย่างดี
ความแตกต่างระหว่างฟอร์มกับรายงาน
· ฟอร์มถูกออกแบบมาเพื่อใช้แสดงข้อมูลในหน้าจอ และรายงานถูกออกแบบมาเพื่อใช้สร้างสิ่งพิมพ์ต่างๆ
· ข้อมูลต่างที่แสดงอยู่บนรายงานจะใช้แสดงผลอย่างเดียวไม่สามารถแก้ไขได้เหมือนกับฟอร์ม
· ในการกำหนดความกว้าง และความยาวของรายงาน เราสามารถกำหนดได้ในไดอะล็อกซ์ Printer Setup ไม่เกี่ยวกับคุณสมบัติที่กำหนดในมุมมอง Report Design
การสร้างรายงานใน Access นั้นเราสามารถสร้างได้ 2 วิธี คือ
· การสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด เป็นการสร้างรายงานแบบง่ายๆ โดยที่เราไม่ต้องเข้าใจรายละเอียดในขั้นตอในการสร้างเลย เราเพียงตอบคำถาม เพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานให้กับวิซาร์ดเท่านั้น เราก็ได้รายงานที่ต้อการออกมาทันที
· การสร้างรายงานด้วยมุมมอง Report Design เป็นการสร้างรายงานที่เหมือนกับการสร้างฟอร์มด้วยมุมมอง Form Design เราต้องเลือกใช้คอนโทรลที่เหมาะสมกับจุดประสงค์ในการทำงานของเราและสามารถกำหนดรายละเอียดของรายงานได้มากกกว่ารายงานที่สร้างจากวิซาร์ด
การสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด
การสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด เป็นการสร้างรายงานแบบง่ายๆ โดยที่เราไม่ต้องเข้าใจรายละเอียดในขั้นตอในการสร้างเลย เราเพียงตอบคำถาม เพื่อให้ข้อมูลที่จำเป็นในการสร้างรายงานให้กับวิซาร์ดเท่านั้น เราก็ได้รายงานที่ออกมาตรงกับความต้องการของเรา
รายงานรูปแบบต่างๆ ที่สร้างด้วยวิซาร์ด
· Columnar เป็นรายงานแบบที่แสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากบนลงล่าง
· Tabular เป็นรายงานที่แสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากซ้ายไปขวา
· Lable เป็นรายงานที่เป็นป้ายแสดงฟิลด์ข้อมูลคล้ายกับแต่ละเซลในตาราง
· Group/total report เป็นรายงานที่ใช้แสดงข้อมูลบางบางอย่างที่มีการจัดกลุ่มข้อมูลและหาผลรวมในแต่ละกลุ่มได้
การสร้างรายงานอย่างง่ายด้วย AutoReport
การสร้างรายงานด้วย AutoReport จะเป็นการสร้างรายงานอย่างรวดเร็วจากตารางหรือคิวที่เลือกเพียง 1 ตารางหรือคิวเท่านั้น และจะแสดงฟิลด์ในนั้นทั้งหมด การสร้างรายงานด้วยวิธีนี้สามารถสร้างรายงานแบบ Columnar และTabular ได้เท่านั้น เราจะแสดงตัวอย่างการสร้างรายงานด้วย AutoReport โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
ตัวอย่างที่ 10.1 การสร้างรายงานแบบ Columnar ด้วย AutoReport
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก AutoReport: Columnar และเลือกตารางTblCostomers เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม OK
3. จะปรากฏรายงานที่วิซาร์ดสร้างให้กับเราในมุมมอง Print Preview เป็นรายงานแบบ Columnar แสดงข้มมูลในตาราง TblCostomers
ตัวอย่างที่ 10.2 การสร้างรายงานแบบ Tabular ด้วย AutoReport
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก AutoReport:Tabular และเลือกตารางTblCostomers เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏรายงานที่วิซาร์ดสร้างให้กับเราในมุมมอง Print Preview เป็นรายงานแบบ Columnar แสดงข้มมูลในตาราง TblCostomers
การสร้างรายงานด้วย Report Wizard
การสร้างรายงานด้วย Report Wizard นี้ เราสามารถสร้างรายงานแบบ Group/total report ได้ รวมทั้งรายงานแบบ Tabular และ Columnarได้ การแสดงรายงานแบบ Group/total report นั้นมีอยู่ 3 ชนิดคือ
1. การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่มอย่างเดียว ไม่มีการคำนวณสรุป
2. การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่ม และมีการคำนวณสรุปด้วย
3. การสร้างรายงานแบบมีการคำนวณสรุปโดยไม่มีส่วนรายละเอียดในกลุ่ม
ตัวอย่างที่ 10.3 การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่ม
ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างรายงานจากตาราง TbPtoducts ดังรูปโดยเราจะสร้างรายงาน สรุปรายละเอียดสินค้าแต่ละชนิดด้วย Report Wizard ที่มีผลลัพธ์ของรายงานดังรูป
การสร้างรายงานข้างต้น ให้เราทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Report Wizard และอาจเลือกตาราง หรือคิวรีที่จะใช้ใน Report เลยก็ได้ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Report Wizard ให้เราเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในรายงานจากตารางหรือคิวรี ไปยังด้าน Selected Fields จากตัวอย่างนี้ให้เราเลือกตาราง TbPtoducts และเลือกฟิลด์ทุกฟิลด์ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกฟิลด์ที่จะทำหน้าที่จดกลุ่มเรคอร์ดออกเป็นกลุ่มๆ เช่นแบ่งสินค้าออกเป็นประเภทต่างๆ ในฟิลด์ CategoryID เป็นต้น จากตัวอย่างนี้ ให้เราเลือกฟิลด์ CategoryID เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่า จะเรียงข้อมูลในรายงานตามฟิลด์ใด จากตัวอย่างนี้ให้เราเรียงตาม ProductName โดยเรียงแบบ Ascending เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือก Layout ของรายงาน และเลือกว่าจะให้พิมพ์รายงานออกมาในรูปแบบ Portait หรือ Landscapeในตัวอย่างนี้ให้เลือกรูปแบบใดได้และเลือกให้พิมพ์ตาม Portait เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
7. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกรูปแบบของรายงาน เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
8. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราตั้งชื่อของรายงาน และให้เลือกว่าจะแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview หรือมุมมอง Report Design เพื่อแก้ไขต่อไป เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
9. แสดงผลลัพธ์ของรายงานก่อนพิมพ์ที่สร้างได้จากวิซาร์ด โดยเป็นรายงานที่แสดงสินค้าแบ่งตามชนิดสินค้า
ตัวอย่างที่ 10.4 การสร้างรายงานแบบมีการจัดกลุ่ม และคำนวณสรุป
ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างรายงานจากตาราง TbCustomers TbOrders และคิวจากตัวอย่างที่ 7.5 ที่มีโครงสร้างข้อมูลที่สัมพันธ์กันและผลลัพธ์ของคิวรีดังรูป
ส่วนที่เราจะสร้างจะเป็นรายงานที่มีการจัดกลุ่มถึง 2 กลุ่มคือ
· จัดกลุ่มการสั่งซื้อตามลูกค้าแต่ละราย และมีการคำนวณสรุปยอดที่ลูกค้าแต่ละรายซื้อด้วย
· จัดกลุ่มการสั่งซื้อตามการสั่งซื้อแต่ละครั้ง และมีการคำนวณสรุปยอดของ แต่ละการสั่งซื้อด้วยลักษณะของรายงานผลลัพธ์ เป็นดังรูป
การสร้างรายงานข้างต้น ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Report Wizard เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Report Wizard ให้เราเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในรายงานจากตารางหรือคิวรี ไปยังด้าน Selected Fields จากตัวอย่างนี้ให้เราเลือก
· ฟิลด์ทั้งหมดจากตาราง TbCustomers
· ฟิลด์ทุกฟิลด์ยกเว้น CustomersID จากตาราง TbOrders
· ฟิลด์ทุกฟิลด์ยกเว้นฟิลด์ OrdersID จากคิวรีที่สร้างมาในตังอย่างที่ 7.5
เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่าจะแสดงผลแบบจัดกลุ่มตามตารางใดจากตังอย่างนี้ให้เลือก By TbCustomers เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่าจะเพิ่มจัดกลุ่มฟิลด์ใดลงไปเพื่อจัดกลุ่มใหม่ จากตัวอย่างนี้ให้เราไม่ต้องเลือกฟิลด์ใดเพราะว่ากลุ่มที่วิซาร์ดจัดให้ดีแล้ว เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่าจะเรียงข้อมูลในรายงานตามฟิลด์ใด และเรียงแบบใดจากตังอย่างนี้ให้เราเรียงตาม ProductName โดนเรียงแบบ Ascending
7. จะปรากฏไดอะล็อกบ็อกซ์ Summary Option ให้เราเลือก
· Sum ที่ฟิลด์ TotalProdPrice ซึ่งเป็นฟิลด์ที่เราได้จากคิวรีในตัวอย่างที่ 7.5 เพื่อคำนวณยอดซื้อแต่ละการสั่งซื้อและลูกค้าแต่ละราย
· Detail And Summary เพื่อให้แสดงรายการสั่งซื้อทั้งหมดด้วย เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่มOk จะกลับไปที่ไดอะล็อกซ์ Report Wizard ให้ Click mouse ปุ่ม Next
8. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือก Layout ของรายงาน และจะให้พิมพ์ออกจากกระดาษใน Portarait หรือLandscape เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
9. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกรูปแบบของรายงาน เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
10. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราตั้งชื่อของรายงาน และให้เลือกว่าจะแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview หรือมุมมอง Report Design เพื่อแก้ไขต่อไป ให้เราเลือกแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
11. แสดงผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างขึ้นมา จะเป็นรายงานที่แสดงการสั่งซื้อตามลูกค้า และแสดงรางการสั่งซื้อของการสั่งซื้อแต่ละครั้ง พร้อมการคำนวณสรุปยอดด้วย
ตัวอย่างที่ 10.5 การสร้างรายงานสรุปยอดซื้อสินค้าในแต่ละปี
ตัวอย่างนี้ เราจะสร้างรายงานจากตาราง TbCustomers TbOrders และคิวจากตัวอย่างที่ 7.5 ที่มีโครงสร้างข้อมูลที่สัมพันธ์กันและผลลัพธ์ของคิวรีดังรูป
การสร้างรายงานข้างต้น ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Report Wizard เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Report Wizard ให้เราเลือกฟิลด์ที่ต้องการแสดงในรายงานจากตารางหรือคิวรี ไปยังด้าน Selected Fields จากตัวอย่างนี้ให้เราเลือก
· ฟิลด์ ShippedDate จากตาราง
· ฟิลด์ TotalProdPrice จากคิวรีที่สร้างมาในตังอย่างที่ 7.5
เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่า จะแสดงผลแบบจัดกลุ่มตามตารางใดจากตังอย่างนี้ให้เลือก By <ชื่อคิวของตังอย่างที่ 7.5> เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่า จะเพิ่มจัดกลุ่มฟิลด์ใดลงไปเพื่อจัดกลุ่มใหม่ จากตัวอย่างนี้ให้เราเลือกฟิลด์ ShippedDate เนื่องจากเราต้องการจัดกลุ่มยอดซื้อตามปี
6. ถ้าต้องการเปลี่ยนช่วงของการจัดกลุ่ม เช่น จากเดือนเป็นปี เป็นต้น ให้เรา Click mouse ปุ่มGrouping Options จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Grouping Intervals ให้เราเลือก Year สำหรับฟิลด์ ShippedDate เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok แล้วจะกลับมาที่ไดอะล็อกซ์เดิม ให้เรา Click mouse ปุ่ม Next
7. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่า จะเรียงข้อมูลในรายงานตามฟิลด์ใด และเรียงแบบใดจากตังอย่างนี้ให้เราเรียงตาม ProductName โดนเรียงแบบ Ascending
8. ถ้าต้องการเพิ่มการคำนวณเกี่ยวกับเรคดร์ดลงไป ให้ Click mouse ปุ่ม Summary Option
9. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Summary Option ให้เราเลือก
· Sum ที่ฟิลด์ TotalProdPrice ซึ่งเป็นฟิลด์ที่เราได้จากคิวรีในตัวอย่างที่ 7.5
· Summary Only เพื่อไม่ให้แสดงรายละเอียดของรายการการสั่งซื้อทั้งหมด
เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok จะกลับไปที่ไดอะล็อกซ์ Report Wizard ให้ Click mouse ปุ่ม
10. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือก Layout ของรายงาน และจะให้พิมพ์ออกจากกระดาษใน Portarait หรือLandscape เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
11. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกรูปแบบของรายงาน เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
12. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราตั้งชื่อของรายงาน และให้เลือกว่าจะแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview หรือมุมมอง Report Design เพื่อแก้ไขต่อไป ให้เราเลือกแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
13. แสดงผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างขึ้นมา จะเป็นรายงานการสั่งซื้อในแต่ละปี และผลรวมยอดซื้อทุกปีรวมกันในตอนท้ายของรายงาน
การสร้างรายงานที่แสดงข้อมูลในรูปกราฟด้วย Chart Wizard
การสร้างรายงานด้วย Chart Wizard จะเป็นการสร้างรายงานที่ใช้กราฟประเภทต่างๆ ในการนำเสนอข้อมูลจากฐานข้อมูล เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม รูปกราฟแบบเส้น เป็นต้น ด้วย Chart Wizard เราสามารถสร้างกราฟที่ต้องรวบรวมข้อมูลจากฐานข้อมูลมาเพื่อใช้แสดงสถิติต่างๆ ได้
ตัวอย่างที่ 10.6 การสร้างรายงานด้วยกราฟ Chart Wizard
ตังอย่างนี้ เราจะสร้างรายงานและแสดงข้อมูลด้วยกราฟ จาก Crosstab Query ในตัวอย่างที่ 7.8 ที่สรุปยอดขายแต่ละปีตามชนิดสินค้า ที่มีผลลัพธ์ และเราต้องการรายงานผลลัพธ์เป็นกราฟแท่ง สรุปยอดซื้อตามปีของสินค้าแต่ละชนิด ดังรูป
การสร้างรายงานข้างต้น ให้เราทำขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Chart Wizardและเลือกคิวรี จากตัวอย่างที่ 7.8 เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Chart Wizard ขึ้นมา ให้เราเลือกฟิลด์ทั้งหมดจากคิวรี ที่เลือกเพื่อใช้ในการสร้างรายงาน ปุ่มเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกรูปแบบของกราฟที่จะสร้างเป็นกราฟ แบบหลายแท่งกราฟที่ 2 เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
1. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกฟิลด์ที่จะแสดงในแกนต่าง ๆของกราฟ โดยเลือกฟิลด์ปี 1994,1995,1996 ตามลำดับไปที่แกน Y และเลือกฟิลด์ CategoryName ไปที่แกน X โดยการ Drag mouse ลากไป เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราตั้งชื่อรายงานเลือกว่าจะแสดง Legend ที่ช่วยการดูความหมายของกราฟด้วยหรือไม่ เลือกว่าจะแสดงผลลัพธ์ของรายงานในมุมมอง Print Preview หรือแก้ไขรายงานที่สร้างในมุมมอง Report Design รวมทั้งเลือกว่า จะให้สร้างระบบช่วยเหลือด้วยหรือไม่ เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
3. ผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างขึ้นมา จะเป็นรายงานที่แสดงยอดชื้อในแต่ละปีตามชนิดสินค้า
การสร้างรายงานแบบเลเบลด้วย Label Wizard
การสร้างเลเบล เป็นการสร้างฉลากที่สามารถนำไปติดตามที่ต่างๆได้ เช่น ฉลากติดซองจดหมายของลูกค้าแต่ละราย เป็นต้น การกำหนดความกว้างของแต่ละคอลัมน์ของรายงานประเภทนี้เราสามารถกำหนดได้ในไดอะล็อกซ์ Print Setup ที่เรียกได้ด้วยเมนู File> Print Setup
ตัวอย่างที่10.7 การสร้างเลเบลด้วยวิซาร์ด
ในตัวอย่างนี้ เราจะสร้างรายงานจากตาราง TbCustomers ที่มีโครงสร้างดังรูปด้านล่าง ส่วนรายงานที่สร้างจะเป็นเลเบลที่จะใช้ติดซองจดหมาย เพื่อส่งไปยงลูกค้า แต่ละรายในฐานข้อมูลการสั่งซื้อ เพื่อส่งไปยังลูกค่าแต่ละรายในฐานข้อมูลการสั่งซื้อ รายงานมีลักษณะดังรูป
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Label Wizard และเลือกตาราง TbCustomers เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ Label Wizard ที่ให้เราเลือกขนาดของเลเบลที่จะสร้างหน่วยของขนาดของเลเบลและชนิดของเลเบล หรืออาจกำหนดขนาดของเลเบลเองก็ได้ ด้วยการ Click mouse ที่ปุ่ม Customize สำหัยตัวอย่างนี้ให้เลือกขนาด 72mm*72mm เมื่อเลือกเสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
4. จะรากฏไดอะล็อกซ์ให้เราเลือกรูปแบบ ขนาด สี และความหนาของฟอนต์ ในตัวอย่างนี้ให้เลือกชื่อฟอนต์=AngasanaUPC ขนาด =12 ความหนา Normal เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
5. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกฟิลด์หรือพิมพ์ข้อความลงไปในเลเบล ในตัวอย่างนี้ให้เราเลือกฟิลด์ CustomersName ,CustomersAddress และ ZipCodeทั้ง3 ฟิลด์นี้ ให้เลือกอยู่คนละบรรทัด เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
6. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราเลือกว่าจะเรียงลำดับเรคอร์ดที่จะปรากฏใน เลเบลตามฟิลด์ใด จากตัวอย่างให้เราเลือกเรียงตามฟิลด์ CustomersName ,Customers-Address เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Next
7. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ต่อไป ให้เราตั้งชื่อรายงานที่เราสร้างและให้เลือกว่าจะแสดงรายงานในมุมมอง Print Preview หรือมุมมอง Report Design เพื่อแก้ไขต่อไป เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Finish
8. แสดงผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างขึ้นมา จะเป็นรายงานแบบเลเบลที่แสดงชื่อและที่อยู่ลูกค้า เพื่อส่งจดหมายไปยังลูกค้า
การสร้างรายงานในมุมมอง Report Design
เราได้เรียนรู้วิธีการสร้างรายงานด้วยวิซาร์ดมาแล้วในหัวข้อที่ผ่านมา ถ้าเราต้องการที่จะสร้างรายงานลักษณะต่างๆดังต่อไปนี้
· รายงานที่สามารถเลือกเฉพาฟิลด์ที่ต้องการพิมพ์ได้
· รายงานที่อาจจะมีออบเจ็กต์บางอย่างมาแสดงผลบนฟอร์ม เช่นรูปภาพโลโก้บริษัท เป็นต้น
· รายงานที่มีการใช้คอนโทรลที่ซับซ้อนบางอย่าง เพื่อเพิ่มความสามารถของรายงาน
จากตัวอย่างที่กล่าวในแต่ละหัวข้อ เราไม่สามารถใช้วิซาร์ดสร้างรายงานเหล่านี้ได้ เราต้องทำสิ่งต่างๆเหล่านี้เองในมุมมอง Report Design ที่เป็นมุมมองที่ใช้ออกแบบรายงาน ซึ่งการใช้งานต่างๆในมุมมองนี้จะเหมือนกับมุมมองForm Design อย่างมาก
การเข้าสู่มุมมอง Report Design
การเข้าสู่มุมมอง Report Design ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Design View เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. จะปรากฏมุมมอง Report Design
ส่วนประกอบต่างๆในมุมมอง Report Design
ก่อนที่เราจะทำงานกับมุมมอง Report Design ได้นั้น เราต้องเข้าใจส่วนประกอบต่างๆ ของหน้าต่างนี้กันก่อน มุมมอง Report Design มีส่วนประกอบต่างๆ ดังรูป
· รายงานว่างๆที่ให้เราออกแบบ ปรกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วนคือ Report Header , Report Detail และ Report Footer ซึ่งส่วนใหญ่เราจะแสดงผลข้อมูลฟิลด์ต่างๆ กันในส่วน Report Detail ส่วน Report Headerและ Report Footer จะใช้ในการแสดงผลบางอย่าง เช่น ชื่อบริษัท โลโก้บริษัท วันที่ปัจจุบัน
· ทูลบ็อกซ์(Toolbox) เป็นทูลบาร์ที่เก็บคอนโทรลต่างๆที่ช่วยเราในการออกแบบรายงาน โดยเรา Drag mouse ลากคอนโทรลที่จะใช้มาวางบนรายงาน กำหนดตำแหน่ง ขนาด และคุณสมบัติของคอนโทรลให้เหมาะสม
· Field List จะเป็นส่วนที่ใช้แสดงฟิลด์ทั้งหมดที่ใช้เป็นแหล่งข้อมูลที่จะแสดงบนรายงาน เช่นเดียวกับของในมุมมอง Form Design
· Properties Windows จะเป็นหน้าต่างที่ใช้กำหนดคุณสมบัติต่างๆของรายงาน และคอนโทรลที่อยู่ในรายงาน
· Report Design Toolbar เป็นทูลบาร์ที่ใช้ในการทำงานต่างๆ ที่ช่วยในการออกแบบ เช่น มุมมองของรายงาน แสดงหน้าต่างคุณสมบัติของคอนโทรล เป็นต้น
· Forrmatting Toolbar เป็นทูลบาร์ที่ใช้กำหนอสีสัน รูปแบบ และคุณสมบัติต่างๆ ของคอนโทรล ซึ่งช่วยเพิ่มความสวยงามให้กับรายงานของเรามากขึ้น
· Vertical and horizontal rulers เป็นเครื่องมือช่วยในการกำหนดตำแหน่ง และขนาดของออบเจ็กต์บนรายงาน
· Vertical and horizontal scroll bars เป็นเครื่องมือช่วยเราในการแสดงผลรายงาน ในส่วนที่เกินกว่าหน้าต่าง Report Design
· Report Header, Report Footer เป็นส่วนที่จะถูกพิมพ์ในหน้าแรกสุด ในส่วนแรกสุดของรายงาน และพิมพ์ในหน้าสุดท้ายในส่วนสุดท้ายของรายงาน
· Page Header, Page Footer จะเป็นส่วนที่จะมีอยู่ในตอนต้น และท้ายสุดของทุกหน้าของรายงาน ส่วนใหญ่
· จะใช้ในการแสดงหมายเลขหน้าของรายงาน
รายละเอียดของทูลบาร์ในมุมมอง Report Design
ทูลบาร์ชื่อ Report Design ในมุมมอง Report Design จะรวบรวมคำสั่งต่างๆ ที่ใช้ในการออกแบบรายงาน ทูลบาร์นี้มีรูปดังต่อไปนี้
ตารางแสดงรายละเอียดของปุ่มต่างๆ บนทูลบาร์ Report Design
การสร้างรายงานด้วยตัวเอง
การออกแบบรายงานด้วยตัวเองในหน้าต่างมุมมอง Report Design จะช่วยให้เราเข้าใจการสร้างรายงานตั้งแต่พื่นฐาน และกำหนดรายละเอียดได้มากกว่าการสร้างรายงานด้วยวิซาร์ด ในหัวข้อนี้เราจะกล่าวถึงหัวข้อย่อยต่างๆ ที่เป็นขั้นตอนในการออกแบบฟอร์ม ดังต่อไปนี้
การดูผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างด้วยมุมมอง Print Preview
เมื่อเราสร้างรายงานในมุมมอง Report Design แล้ว เราต้องการดูผลลัพธ์ของรายงานที่สร้างขึ้นได้ในมุมมอง Print Preview ซึ่งเรียกได้ โดยทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เลือกรายงานที่จะดูผลลัพธ์ แล้ว Click ที่ปุ่ม Preview
2. จะปรากฏผลลัพธ์ของรายงานที่สร้าง
ตัวอย่างการสร้างรายงานในมุมมอง Report Design
ตัวอย่างที่ 10.8 การสร้างรายงาน
ตัวอย่างนี้จะแสดงการสร้างรายงานที่แสดงข้อมูลฟิลด์ ProductName , UnitPrice และ UnitlnStock จากตาราง TbCustomers ที่มีโครงสร้างของตารางดังรูปด้านล่าง ส่วนผลลัพธ์ของรายงานที่เราสร้าง เราต้องการให้เป็นรายงานที่แสดงฟิลด์ ProductName , UnitPrice และ UnitlnStock ดังรูป
การสร้างรายงานข้างต้นให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Database ให้เราเลือกแท็บ Report และ Click mouse ปุ่ม New
2. จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Report ให้เราเลือก Design View และเลือกตาราง TbCustomers เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Ok
3. ให้เราเพิ่มฟิลด์หมายเลขหน้าลงไปในส่วน Page Footer ของรายงานด้วยการ Click mouse เมนู Insert>Page Number (แทรก> หมายเลขหน้า) จะปรากฏไดอะล็อกซ์เลือกคุณสมบัติของฟิลด์หมายเลขหน้า เมื่อเลือกเสร็จแล้ว ให้เรา Click mouse ปุ่ม Ok
4. ต่อจากนั้นให้เราเพิ่มฟิลด์ที่ต้องการลงในรายงานด้วยการ Click mouse เมนู View>Field List (มุมมอง>รายการเขตข้อมูล) จะปรากฏหน้าต่างแสดงฟิลด์ของตาราง TbCustomers ให้เรา Drag mouse ลากฟิลด์ ProductName , UnitPrice และ UnitlnStock จากหน้าต่างนี้มาวางบนส่วน Detail ของฟอร์มและจัดฟิลด์ต่างๆบนรายงานดังรูป
5. ให้แสดงผลลัพธ์ของรายงานในมุมมอง Print Preview ซึ่งจะแสดงฟิลด์ ProductName , UnitPrice และ UnitlnStock จากตาราง TbCustomers
สรุปท้ายบทที่10
โดยสรุปแล้ว รายงานเป็นเครื่องมือในการแสดงข้อมูลในตารางในรูปแบบสิ่งพิมพ์ เราสามารถสร้างรายงานอย่างรวดเร็วด้วยวิซาร์ด ทั้งแบบอัตโนมัติด้วย AutoReport ที่เลือกลักษณะของรายงานสำเร็จรูปได้ทันทีทันใด หรืออาจจะเลือกกำหนดรูปแบบต่างๆของรายงานด้วยตนเอง และยังมีมุมมอง Report Design สำหรับสร้างรายงานในรูปแบบที่ตรงกับความต้องการองเราได้ด้วย หรืออาจใช้มุมมอง Report Design ในการปรับแต่งรายงานที่สร้างจากวิซาร์ดให้ตรงกับความต้องการของเราได้ด้วยเช่นกัน
แบบฝึกหัดหลังเรียน
1. การสร้างรายงานในฐานข้อมูล Access สามารถทำได้กี่วิธี
ก. 3 วิธี
ข. 4 วิธี
ค. 2 วิธี
ง. 5 วิธี
2. ข้อใดคือส่วนประกอบของรายงาน
ก. Report Header
ข. Report Detail
ค. Report Footer
ง. ถูกทุกข้อ
3. ข้อใดกล่าวถูกต้อง เรื่องความแตกต่างระหว่างรายงานกับฟอร์ม
ก. รายงานใช้สำหับแสดงข้อมูลทางสิ่งพิมพ์
ข. ฟอร์มใช้สำหรับแสดงข้อมูลทางหน้าจอ
ค. เราสามารถกำหนดขนาดของรายงานได้จาก Printer Setup ด้วย
ง. ถูกทุกข้อ
4. ข้อใดเป็นรูปแบบรายงานที่สร้างขึ้นจากวิซาร์ดใน Access
ก. Tabular
ข. Group/Total reports
ค. Label
ง. ถูกทุกข้อ
5. ข้อใดไม่ใช่ส่วนประกอบในมุมมอง Report Design
ก. Ruler
ข. Formatting Toolbar
ค. Tabular
ง. Field List
6. การนำรายงานไปใช้งานในบานข้อมูลการสั่งซื้อ เราสามารถนำไปใช้งานอย่างไรได้บ้าง
ก. การสร้างฉลากติดซองจดหมาย
ข. การแสดงข้อมูลรายละเอียดของสินค้าทุกอย่างที่มีอยู่
ค. การออกใบสั่งซื้อให้กับลูกค้า
ง. ถูกทุกข้อ
7. ลักษณะของรายงานแบบ Group/Total คือข้อใดบ้าง
ก. การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากบนลงล่าง
ข. เป็นรายงานที่ใช้ในการแสดงข้อมูลบางอย่างที่มีการจัดกลุ่มข้อมูล
ค. การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากซ้ายไปขวา
ง. เป็นรายงานแบบเป็นป้ายแสดงฟิลด์คล้ายกับแต่ละเซลในตาราง
8. หากเราต้องการสร้างรายงาน ที่ต้องการนำเสนอในรูปแบบของแผนภูมิแท่ง เราต้องสร้างด้วยวิธีใด
ก. Chart Wizard
ข. Label Wizard
ค. Auto Report
ง. Report Design
9. การสร้างรายงานด้วยเลเบลสามารถนำไปใช้ประโยชน์ได้อย่างไรบ้าง
ก. ติดป้ายประกาศ
ข. ติดป้ายโฆษณา
ค. ติดซองจดหมายลูกค้า
ง. ติดกล่องไปรษณีย์
10. ฟอร์มรูปแบบ Label ที่สร้างขึ้นจากวิซาร์ดใน Access มีลักษณะเช่นใด
ก. การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากซ้ายไปขวา
ข. เป็นรายงานแบบเป็นป้ายแสดงฟิลด์คล้ายกับแต่ละเซลในตาราง
ค. การสร้างรายงานแสดงข้อมูลเรียงฟิลด์แต่ละเรคอร์ดจากบนลงล่าง
ง. เป็นรายงานที่ใช้ในการแสดงข้อมูลบางอย่างที่มีการจัดกลุ่มข้อมูล
เฉลย
1. ค
2. ง
3. ง
4. ง
5. ค
6. ง
7. ข
8. ก
9. ค
10 ข
